Aanspreken op gedrag
Het gesprek dat je voor je uit schuift. Bouw in een kwartier een persoonlijk gespreksplan.
Je weet dat je het gesprek moet voeren. Maar waar begin je?
Je ziet gedrag dat moet veranderen. Je wilt er iets van zeggen, maar ondertussen denk je: hoe pak ik dit aan zonder dat het escaleert?
Juist dat eerste stuk maakt een lastig gesprek vaak lastig. Niet omdat je niet weet dát je iets moet zeggen, maar omdat je vooraf moet bepalen wat je precies weet, wat je van de ander nodig hebt en hoe je zelf in dit gesprek wilt staan.
“Ik weet heel goed dat ik hier iets mee moet. Ik weet alleen niet precies hoe ik dit gesprek goed voorbereid.”
Een lastig gesprek wordt zelden makkelijker door nóg meer tips.
De leidinggevende heeft meestal geen behoefte aan een algemeen stappenplan. Het probleem zit juist in deze ene situatie, met deze medewerker, en in wat er bij jóu gebeurt zodra je eraan denkt.
Je weet niet precies waar je op staat
Wat heb je zelf gezien? Wat heb je van anderen gehoord? Welke afspraak of verwachting ligt eronder? En klopt je beeld eigenlijk wel?
Je weet wel dát je iets moet zeggen
Maar niet hoe je het gesprek opent, hoe direct je moet zijn of hoe je voorkomt dat je boodschap verdwijnt in alle uitleg eromheen.
Je weet wat er op het spel staat
De reactie van de ander. De relatie. Je eigen positie. Of simpelweg de vraag: waarom heb ik dit eigenlijk zo lang laten liggen?
Daarom begint dit instrument niet met een gespreksmodel. Het begint met jouw specifieke gesprek.
Van jouw situatie naar een plan dat daarbij past.
Je hoeft geen lang formulier in te vullen. Het instrument stelt eerst vast waar je gesprek over gaat en daarna wat jou daarin tegenhoudt. Op basis daarvan wordt bepaald welke voorbereiding voor jou relevant is.
Waar gaat het gedrag over?
Taakgericht functioneren of gedrag richting anderen? Dat verschil bepaalt wat in jouw gesprek als grond kan dienen.
Wat maakt het lastig?
Je kiest de obstakels die in jouw situatie spelen. Meerdere tegelijk kan ook.
Jouw gespreksplan
Je krijgt alleen de voorbereiding die aansluit op jouw keuzes, met ruimte om die direct te vertalen naar je eigen gesprek.
Niet elk gedrag kun je op dezelfde manier onderbouwen.
Daarom maakt het instrument eerst één eenvoudig onderscheid. Niet om het probleem in een hokje te stoppen, maar omdat het bepaalt waar je je gesprek op kunt baseren.
Taakgericht functioneren
Het gaat om afspraken, termijnen, kwaliteit of een afgesproken resultaat dat niet wordt gehaald.
- Welke afspraak of verwachting ligt er?
- Is die verwachting daadwerkelijk uitgesproken?
- Wat is er feitelijk gebeurd?
Gedrag richting anderen
Het gaat om toon, omgang of samenwerking en om het effect dat het gedrag op anderen heeft.
- Wat heb je zelf gezien of gehoord?
- Wat weet je alleen via anderen?
- Is er iets afgesproken over omgang?
Wat maakt juist dit gesprek voor jou lastig?
Twee leidinggevenden kunnen exact hetzelfde gedrag zien en toch een totaal andere voorbereiding nodig hebben. De één twijfelt of hij het wel goed ziet. De ander is vooral bang voor de reactie. Weer een ander heeft het al maanden laten liggen.
Geen standaardadvies. Een voorbereiding die past bij jouw gesprek.
Je krijgt per obstakel een gericht advies en vervolgens ruimte om dat advies op jouw situatie toe te passen.
Je werkt dus niet een algemeen model af. Je maakt tijdens het gebruik al de eerste versie van het plan waarmee je het gesprek daadwerkelijk in kunt.
Wat ik meeneem naar het gesprek
De waarde zit in de selectie.
Een algemeen document kan je vertellen hoe een moeilijk gesprek meestal werkt. Maar dat is niet wat je nodig hebt als je over twintig minuten tegenover één specifieke medewerker zit.
- Een algemeen model voor moeilijke gesprekken
- Een lange lijst met feedbacktips
- Een standaardtekst die je moet volgen
- Een training die je eerst moet doorlopen
- Een advies dat voor iedereen hetzelfde is
- Eerst bepalen waar jouw gesprek werkelijk over gaat
- Daarna vaststellen wat jou persoonlijk tegenhoudt
- Alleen relevante adviezen voor jouw situatie
- Ruimte om je eigen woorden en plan vast te leggen
- Een printbaar plan om mee te nemen naar het gesprek
Onderbouwd, niet bedacht.
De tool brengt verschillende onderdelen van professionele gespreksvoering samen, maar vertaalt die naar één concrete taak: je voorbereiden op het gesprek dat jij moet voeren.
De voorbereiding gebruikt onder meer het onderscheid tussen waarnemen en invullen en de expertiseverdeling tussen leidinggevende en medewerker: jij bent deskundig op wat jij waarneemt en de context waarin het werk plaatsvindt; de ander is deskundig op zijn eigen beweegredenen.
Ook zijn inzichten verwerkt over schuld en schaamte, emotieregulatie, empathische assertiviteit en de manier waarop mensen procedurele, interpersoonlijke en informatieve rechtvaardigheid ervaren.
Die kennis wordt niet als theorie aan je voorgelegd. Ze wordt gebruikt om te bepalen wat jij in jouw voorbereiding nodig hebt.
Voor het gesprek dat je al een tijdje voor je uitschuift.
Bijvoorbeeld omdat je jezelf herkent in één van deze situaties:
Ga niet blanco dat gesprek in.
Breng eerst scherp wat er speelt, ontdek wat jou tegenhoudt en maak vervolgens jouw eigen gespreksplan.
Je krijgt direct toegang. Werkt het instrument niet voor jou, laat het binnen veertien dagen weten en je krijgt je geld terug.
Veelgestelde vragen
Moet ik vooraf alles over mijn medewerker invullen?
Nee. Het instrument begint juist klein. Je maakt eerst twee keuzes: waar het gedrag over gaat en wat het gesprek voor jou lastig maakt. Daarna krijg je de voorbereiding die daarbij past.
Wat als ik twijfel of ik het gedrag wel goed zie?
Dan kun je dat als obstakel aangeven. Je voorbereiding helpt je onderscheid maken tussen wat je zelf hebt waargenomen, wat je alleen van anderen weet en wat je nog moet uitzoeken voordat je het gesprek voert.
Wat als meerdere dingen mij tegenhouden?
Dat kan. Je kunt meerdere obstakels kiezen. Je krijgt dan per gekozen punt een passend advies en ruimte om dit te vertalen naar jouw eigen gesprek.
Krijg ik een volledig gesprek uitgeschreven?
Nee. Het instrument schrijft het gesprek niet voor je. Het helpt je bepalen waar je op staat, waar je alert op wilt zijn en wat jij zelf wilt zeggen en bereiken. Zo blijft het jouw gesprek.
Kan ik het gespreksplan bewaren?
Ja. Aan het einde maak je jouw persoonlijke gespreksplan, dat je kunt afdrukken of als PDF kunt bewaren.
Is dit geschikt voor formele HR-trajecten?
Het instrument is bedoeld voor voorbereiding en reflectie. Bij formele functionerings-, verzuim- of ontslagtrajecten kunnen aanvullende HR-, juridische of arboregels gelden. Raadpleeg daarvoor je HR- of arbo-adviseur.